Comment gérer un projet avec Trello ?

Par Camille DAVID

En entreprise, c’est souvent compliqué de gérer des projets, surtout lorsque plusieurs services sont impliqués… Non ?
La gestion de projet est pourtant un des piliers de la transformation digitale, il faut construire des bases solides.
Rentrons dans le vif du sujet, apprenons à gérer un projet avec Trello !

Qu’est-ce que Trello ?
Un outil pour gérer un projet !

Trello est un outil dit “freemium”. Il est donc accessible gratuitement au plus grand nombre et vous avez accès à beaucoup de fonctionnalités, sans payer. Une aubaine lorsqu’on veut mettre en place un outil de gestion de projets facile, rapide à prendre en main, sans dépenser un sous !

C’est un outil basé sur la méthode agile/SCRUM qui vous permet de voir en un clin d’oeil :

  • qui fait quoi dans l’équipe ;
  • comment avancent les projets qui vous intéressent ;
  • quels-sont les points de blocages…

Tout cela en toute autonomie et surtout en CO-LLA-BO-RANT !

Tableau partagé, ou non ?

Sur Trello, vous pouvez créer des tableaux rien que pour vous (des to do list par exemple) ou au contraire, pour un groupe. C’est ce qui nous intéresse en entreprise.
Dans l’exemple ci-dessous, je peux, en cliquant sur “Personnel”, décider de partager ce tableau à une équipe de mon choix (ou d’en créer une nouvelle). Si vous ajoutez ce tableau à une de vos équipes, vous autoriserez les membres à le gérer, etc.

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Tableau, liste ou carte ?

Attention à ne pas confondre les trois !

  • Un tableau peut être le terrain d’expression de plusieurs projets et de plusieurs équipes.
  • Une liste correspond souvent à une équipe / un stade d’avancement du projet.
  • Une carte est souvent liée à une seule tâche / un projet.

En cliquant sur “Tableaux” en haut à gauche, vous avez accès directement à tous vos tableaux, partagés ou personnels, rangés en fonction des équipes qui le partagent.

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Ci-dessous, mon tableau est “Exemple Trello, ma liste “Projet marketing test” et j’ai créé une carte “nouveau plan d’acquisition”.

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Gérer un projet avec Trello de A à Z

Le plus important, c’est que votre Trello vous ressemble ! Prenez le temps de prendre en main l’outil, de tester les fonctionnalités petit à petit et surtout de mettre en place une routine de gestion de projet avec tous les collaborateurs impliqués. Le but est de gagner en autonomie et en collaboration, ne négligez donc pas cet aspect collectif !

Les principales fonctionnalités des cartes

  • Les membres : pour ajouter des personnes qui seront notifiées lorsque la carte connaîtra un changement.
  • Les étiquettes : pour s’y retrouver entre les équipes, les projets, le stade de priorité… Elles sont personnalisables !
  • La checklist : c’est la to-do list de la carte. Pour ajouter des étapes sur un projet, c’est très utile. Vous pouvez également l’utiliser pour que chaque personne “check” lorsqu’il a validé/relu par exemple.
  • La date limite : pour ajouter une deadline à laquelle le projet doit passer à l’étape suivante ou être terminé.
  • Pièce jointe : pour ajouter des fichiers utiles, via les hébergeurs comme Drive, Dropbox ou même grâce à un lien directement si c’est un article sur un site par exemple.
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Ci-dessus, nous retrouvons notre carte “Nouveau plan d’acquisition” pour un projet d’acquisition web. Vous pouvez voir qu’à part la pièce jointe, j’ai utilisé toutes les fonctionnalités !
?Vous pouvez également créer des modèles (cf le menu de cartes à droite, juste au-dessus de “Suivre”. Cela vous permet de ne pas avoir à recréer de toutes pièces les cartes qui peuvent être récurrentes !

Avec ce tutoriel, vous avez maintenant toutes les clés en main pour bien démarrer sur Trello et gérer vos projets, que vous soyez à distance avec vos collaborateurs ou non.
Pour prendre rapidement en main les outils comme Trello, privilégiez les ateliers en petits groupes avec un formateur !

Et comme je sais que parfois c’est difficile de savoir par où commencer… Je vous ai créé des modèles de cartes et un tableau type à télécharger ! ??