Camille DAVIDL’ère des minitels, télégrames, scans, fax et autres est terminée. Il faut se rendre à l’évidence, maintenant c’est plutôt e-mail, SMS, chats (pas l’animal !) et autres applications qui permettent de nous relier les uns aux autres. Comment communiquer en entreprise aujourd’hui, de manière la plus efficace possible ?
?Quand communiquer en entreprise est un état d’esprit
Vous avez bien lu, de mon point de vue la communication est un véritable état d’esprit, une manière d’aborder son travail en équipe. Combien de fois un projet s’est-il mal passé simplement à cause d’un manque de communication et/ou de transparence ? Rappelez-vous !
Lorsque l’on passe à un mode de fonctionnement plus agile, il est primordial de communiquer autour de soi. Je ne vous dis pas de spamer vos collègues, ce n’est pas utile. Mais aujourd’hui, beaucoup d’outils vous permettent de rester à jour sur l’avancement des projets, sans même envoyer le moindre mail.
Changez vos vieilles habitudes
C’est le point sur lequel j’ai le plus appuyé lorsque j’ai travaillé en transformation digitale sur le terrain auprès de collaborateurs, notamment chez Orange ou en agence de communication. Il ne faut pas rester campé sur ses vieilles habitudes et une fois que l’on a compris cela, on peut accueillir le changement plus facilement. Alors, plus facile à dire qu’à faire ?
Forcément ! Mais saviez-vous qu’il faut en moyenne 21 jours pour prendre une nouvelle (bonne) habitude ? Donc comme Rome ne s’est pas faite en un jour, vos nouvelles habitudes de communication non plus.
Laissez-vous le temps d’accueillir un nouveau mode de fonctionnement, ce ne sera peut-être pas parfait, sûrement pas inné et facile du premier coup. Mais une fois que vous aurez pris le pli, je vous assure que vous serez complètement désencombré !
?Communiquer en entreprise avec des outils adaptés à vos besoins
Pour chaque besoin il existe une solution et un outil qui va convenir, à vous de choisir le bon !
Mettez en place un chat
Utiliser un chat interne est vraiment une solution intéressante, qui me paraît indispensable aujourd’hui.
Pourquoi ? Parce que personne n’aime avoir 355 mails en arrivant le matin dans sa boîte de réception. Pour les petites demandes du quotidien (rien d’officiel à garder) c’est parfait et ça fait le ménage d’un bon nombre de mails.
?Slack est aujourd’hui pour moi le meilleur chat sur le marché que l’on puisse utiliser en entreprise. Il vous permet d’avoir à la fois un chat général mais aussi des « chaînes » dédiées, où vous pourrez discuter en équipe réduite par exemple.
?Par le passé j’ai également pu communiquer via Skype Entreprise, un peu plus utilisé par les grands groupes mais qui ne permet vraiment pas autant de fonctionnalités que Slack.
?Si vous cherchez un outil très complet, Microsoft propose également Microsoft Teams, très utilisé et sécurisé. Je le trouve moins intuitif et la prise en moins est bien moins pratique néanmoins.
Utilisez un outil de gestion de projets
C’est vraiment le plus facile pour vous si vous souhaitez rester à jour sur les projets en cours sans pour autant envoyer des tonnes d’e-mails « Alors on en est où sur tel projet ? » tous les 3 jours !
Vous connaissez mon amour pour Trello, qui est je pense le plus facile à prendre en mail. Si vous avez besoin d’aide pour vous lancer sur cet outil gratuit (freemium) je vous donne les clés dans cet article.
Vous pouvez ainsi gérer d’un clic et d’un coup d’oeil vos projets au niveau :
- des tâches assignées à chacun ;
- des deadlines ;
- de l’état d’avancement…
En bref, plus besoin de justifier chacune de vos actions et de devoir demander des comptes chaque jour. Si tout le monde joue le jeu et utilise l’outil de manière régulière, vous aurez tout ce que vous avez besoin de savoir sur Trello !
